Ergonomischer Schreibtisch steuerlich geltend machen: Antrag und Nachweise Schritt für Schritt erklärt

Wer viel am Schreibtisch arbeitet, kennt das Problem: Rückenschmerzen, Verspannungen, müde Augen. Ein ergonomischer Schreibtisch kann da Wunder wirken – doch die Anschaffung ist oft teuer. Die gute Nachricht: In vielen Fällen lässt sich ein höhenverstellbarer oder ergonomisch optimierter Schreibtisch steuerlich absetzen. Klingt kompliziert? Ist es zum Glück nicht.

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Wann der Fiskus mitzahlt

Grundsätzlich gilt: Wer ein häusliches Arbeitszimmer nutzt oder im Homeoffice arbeitet, kann Arbeitsmittel absetzen. Dazu zählen neben dem klassischen Bürostuhl auch ergonomische Schreibtische. Entscheidend ist, dass die Anschaffung beruflich bedingt ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob jemand angestellt ist oder selbstständig arbeitet – beide Gruppen können profitieren.

Für detaillierte Informationen zu verschiedenen Arten von Anträgen und den richtigen Vorgehensweisen lohnt sich ein Blick unter antragswegweiser.de, wo sich praktische Anleitungen zu steuerlichen und behördlichen Themen finden lassen.

Die Sache mit dem Arbeitszimmer

Hier wird es etwas knifflig: Ein vollständiger Abzug ist nur möglich, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Das trifft auf viele Selbstständige und Freiberufler zu. Angestellte, die lediglich einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause erledigen, können trotzdem profitieren – allerdings über die Homeoffice-Pauschale oder als Werbungskosten, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag (maximal 1.260 Euro im Jahr) ist zwar unkompliziert, lohnt sich aber meist nur bei geringeren Anschaffungen. Bei einem hochwertigen ergonomischen Schreibtisch für 1.500 Euro oder mehr ist der direkte Abzug als Werbungskosten deutlich attraktiver.

Sofort absetzen oder über Jahre verteilen

Hier kommt die sogenannte Abschreibungsgrenze ins Spiel. Gegenstände bis 800 Euro netto (952 Euro brutto) können sofort in voller Höhe abgesetzt werden. Darüber wird der Betrag auf die Nutzungsdauer verteilt – bei Büromöbeln sind das in der Regel 13 Jahre. Ein Schreibtisch für 2.600 Euro würde also jährlich mit 200 Euro geltend gemacht.

Der Trick: Wer mehrere Gegenstände anschafft, kann diese einzeln betrachten. Ein höhenverstellbares Tischgestell und eine separat gekaufte Tischplatte könnten theoretisch einzeln unter der Grenze liegen und damit sofort absetzbar sein. Das Finanzamt schaut hier allerdings genau hin – wirtschaftlich zusammengehörende Einheiten werden oft als Ganzes bewertet.

Welche Nachweise wirklich zählen

Die Rechnung sollte alle wichtigen Details enthalten: Kaufdatum, Händler, genaue Produktbezeichnung und Preis. Idealerweise steht auf der Rechnung explizit „höhenverstellbarer Schreibtisch" oder „ergonomischer Arbeitsplatz". Vage Bezeichnungen wie „Tisch" können zu Rückfragen führen.

Wer auf Nummer sicher gehen will, fügt der Steuererklärung eine kurze Erläuterung bei: Welche berufliche Tätigkeit wird ausgeübt? Warum ist gerade dieser Schreibtisch notwendig? Ein ärztliches Attest über Rückenprobleme kann das Argument stärken, ist aber nicht zwingend erforderlich.

Die richtige Stelle in der Steuererklärung

Angestellte tragen die Kosten bei den Werbungskosten in der Anlage N ein, unter „Arbeitsmittel" oder „Arbeitszimmer", je nach Situation. Selbstständige und Freiberufler verbuchen die Ausgaben als Betriebsausgaben. Bei der elektronischen Steuererklärung über ELSTER gibt es entsprechende Felder, die meist selbsterklärend sind.

Ein häufiger Fehler: Die private Mitnutzung wird vergessen. Wer den Schreibtisch auch privat nutzt, muss einen Anteil abziehen. Das Finanzamt geht oft von einer 50:50-Aufteilung aus, wenn keine nachvollziehbare andere Regelung vorliegt. Besser ist es, die berufliche Nutzung glaubhaft zu dokumentieren – etwa durch Arbeitszeitnachweise oder Projektlisten.

Typische Stolperfallen vermeiden

Manch einer versucht, den gesamten Schreibtisch als „Gesundheitsausgabe" über außergewöhnliche Belastungen abzusetzen. Das funktioniert nicht, solange es eine berufliche Veranlassung gibt. Die Finanzbehörden sind hier eindeutig: Entweder Werbungskosten oder Betriebsausgaben – nicht beides.

Auch die Frage nach gebrauchten Möbeln kommt häufig auf. Grundsätzlich ist das möglich, allerdings muss ein korrekter Kaufbeleg vorliegen. Private Käufe ohne Rechnung oder mit handschriftlicher Quittung werden kritisch geprüft. Professionelle Händler für gebrauchte Büromöbel sind hier die bessere Wahl.

Das Timing macht den Unterschied

Die Anschaffung kann strategisch geplant werden. In einem Jahr mit hohem Einkommen macht der Steuereffekt mehr aus. Außerdem lohnt es sich, vor Jahresende zu kaufen – so lässt sich die Ausgabe bereits in der nächsten Steuererklärung geltend machen.

Am Ende ist es gar nicht so kompliziert: Rechnung aufbewahren, berufliche Nutzung nachweisen, korrekt in die Steuererklärung eintragen. Mit etwas Planung wird aus dem ergonomischen Schreibtisch nicht nur eine Investition in die Gesundheit, sondern auch ein steuerlicher Vorteil.