Büromöbel steuerlich absetzen
Spätestens seit der Corona-Pandemie wird das Home-Office von vielen Arbeitnehmern und Selbstständigen als Arbeitsplatz genutzt. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, die entstehenden Kosten bis zu einem bestimmten Betrag pro Jahr steuerlich abzusetzen – vorausgesetzt, das häusliche Arbeitszimmer erfüllt die entsprechenden Anforderungen.
Besonders für den Komfort ist das ein Vorteil: Denn nicht nur Arbeitsmittel, sondern auch Büromöbel, wie beispielsweise Bürotisch und Bürostuhl, können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. So müssen also auch Arbeitende im Home-Office nicht auf den Komfort eines rückenschonenden Schreibtischstuhls verzichten.
Nützliche Informationen und hilfreiche Tipps, wie das Arbeitszimmer und die Büromöbel steuerlich abgesetzt werden können, liefert dieser Artikel.
Home-Office steuerlich geltend machen
Egal ob Angestellter, Geschäftsführer oder Selbstständiger: Viele Arbeitende können einen Teil – oder sogar die gesamte – Arbeit von Zuhause aus erledigen. Dabei können die Kosten für das Arbeitszimmer in vielen Fällen von der Steuer abgesetzt werden – entweder als Betriebsausgaben bei selbstständiger Arbeit oder als Werbungskosten bei einer Arbeitnehmertätigkeit.
Bis zum Jahr 2022 galten diesbezüglich enorm strenge Auflagen. Nur unter bestimmten Voraussetzungen war es Arbeitenden möglich, das Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen.
Im Zuge der Corona-Pandemie wurden diese Regelungen jedoch ausgeweitet, da Millionen von Arbeitnehmern und Selbstständigen dazu angehalten waren, im Home-Office zu arbeiten. Dabei spielte es keine Rolle, ob die Arbeit im eigenen Arbeitszimmer oder beispielsweise am Wohnzimmertisch in einer Arbeitsecke erledigt wurde.
Arbeitszimmer absetzen
Für die reguläre Absetzung des Arbeitszimmers im eigenen Zuhause galten bis zum Jahr 2022 folgende Regeln:
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Stand kein anderer Arbeitsplatz für die berufliche oder betriebliche Tätigkeit zur Verfügung, konnten von den entstehenden Kosten bis zu 1.250 Euro pro Jahr steuerlich geltend gemacht werden (beschränkter Abzug). Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Arbeitgeber keinen eigenen Arbeitsplatz im Unternehmensgebäude ermöglicht, oder die Heimarbeit explizit angeordnet wird.
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Falls das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt, galten die Kosten als unbeschränkt abzugsfähig.
Voraussetzung für die Absetzbarkeit von der Steuer war, dass es sich beim Ort der Arbeit um ein separates Arbeitszimmer handelte, das nahezu nur beruflich – und nicht privat – genutzt wurde.
Arbeitszimmer absetzen ab 2023
Im Jahr 2023 wurden bezüglich der Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers einige weitreichende Änderungen eingeführt. Seitdem besteht nur noch eine Möglichkeit, die Kosten für ein Arbeitszimmer abzusetzen: Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit bildet. In solchen Mittelpunkts-Fällen sind alle entstehenden Kosten weiterhin unbeschränkt abzugsfähig.
Zusätzlich besteht seit 2023 die Option, auf die genaue Kostenermittlung zu verzichten und stattdessen die festgelegte Jahrespauschale von 1.260 Euro zu nutzen. Allerdings könnte diese Pauschale finanziell für viele Arbeitnehmer die schlechtere Entscheidung darstellen. Beachtet werden sollte zudem, dass die Pauschale nur für volle Monate angesetzt werden kann, in denen das Arbeitszimmer tatsächlich der Mittelpunkt der Tätigkeit war. Wenn dies beispielsweise nur neun Monate der Fall war, stehen nur noch 945 Euro zum Absetzen zur Verfügung.
In allen anderen Fällen, bei denen die Mittelpunkts-Regelung nicht gilt, greift die sogenannte Homeoffice-Pauschale. Mit der Einführung dieser Pauschale haben nun auch Arbeitnehmer und Selbstständige ohne ein eigenes Arbeitszimmer die Möglichkeit, für jeden Tag im Home-Office 6 Euro von der Steuer abzusetzen, maximal bis zu 600 Euro im Jahr.
Gut zu wissen: Auch wer nicht dauerhaft einen Arbeitsplatz zur Verfügung hat, kann ab dem Jahr 2023 die tägliche Pauschale von 6 Euro nutzen – selbst wenn am entsprechenden Tag außerhalb oder an der ersten Tätigkeitsstätte gearbeitet wurde. Dies betrifft vor allem bestimmte Gruppen wie Lehrer und Außendienstmitarbeiter, die bisher bis zu 1.250 Euro für ihr Arbeitszimmer geltend machen konnten.
Arbeitsmittel und Büromöbel absetzen
Kosten für Büromöbel, wie beispielsweise ein Schreibtischstuhl, Arbeitstisch und weitere Büromaterialien, welche der Arbeitgeber nicht erstattet, können ohne Ausnahme und unabhängig vom Vorhandensein eines Arbeitszimmers steuerlich geltend gemacht werden. Selbstständige können die Ausgaben für Büro- und Geschäftsausstattung als Betriebsausgaben in der Steuererklärung angeben, Arbeitnehmer als Werbungskosten. Dementsprechend sinnvoll ist es, in gute und nachhaltige Möbel zu investieren – schließlich kann so ein Teil der Kosten zurückgeholt werden.
Als absetzbare Arbeitsmittel gelten nicht nur die Büromöbel, sondern alle Mittel, die Arbeitnehmer benötigen, um ihre Arbeit erfolgreich zu leisten. Darunter fallen beispielsweise auch technische Geräte wie Computer, Laptop, Drucker und der WLAN-Router, die für die Arbeitsaufgaben unverzichtbar sind. Hilfreiche Tipps und Tricks zum Büro zuhause einrichten gibt es hier.
Für Selbstständige
Auch für Selbstständige bieten Ausgaben für Büro- und Geschäftsausstattung steuerliche Vorteile. Diese Ausgaben fallen unter die Betriebsausgaben gemäß § 4 Abs. 4 EStG und können als erfolgswirksame Aufwendungen von der Steuer abgesetzt werden.
Welcher Anteil der Kosten wann geltend gemacht werden kann, hängt von den Anschaffungskosten und der beruflichen Nutzung ab. Büromöbel mit einem Nettokaufpreis unter 800 Euro können als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort vollständig abgesetzt werden.
Liegen die Anschaffungskosten über 800 Euro, erfolgt die Abschreibung über die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Selbstständige haben somit die Möglichkeit, auch höhere Betriebsausgaben für Büromöbel steuermindernd zu berücksichtigen und die Kosten über einen längeren Zeitraum zu verteilen.
Für Arbeitnehmer
Wer als Arbeitnehmer sein Home-Office einrichtet und Arbeitsmittel wie Büromöbel kauft, kann diese Ausgaben gemäß § 9 Abs. 1 EstG als Werbungskosten absetzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausstattung für das eigene Arbeitszimmer genutzt wird oder der Bürostuhl im Esszimmer aufgestellt wird – sobald die Arbeitsmittel für den Arbeitsplatz im Home-Office erworben werden, gelten die jeweiligen Ausgaben als Werbungskosten. Arbeitnehmer sollten das zum Anlass nehmen, in eine gute Homeoffice-Ausstattung zu investieren und beispielsweise auch die Kostenübernahme bei höhenverstellbaren Schreibtischen zu nutzen.
Werbungskosten
Wie bereits erwähnt, gelten alle Kosten für Arbeitsmittel, wie Büromöbel, Stromkosten und andere beruflich notwendige Ausstattung, als Werbungskosten. Werbungskosten sind somit Aufwendungen, die dazu dienen, berufliche Einnahmen zu erwerben, zu sichern und zu erhalten, wie es im § 9 Abs. 1 EstG festgelegt ist.
Diese Aufwendungen, unter die auch Fahrtkosten zur Arbeit und Ausgaben für Fachliteratur fallen, können von der Steuer abgesetzt werden. So können Arbeitnehmer im Home-Office maßgeblich zur Senkung ihrer steuerlichen Belastung beitragen.
Home-Office-Anteil
Auch wer nur gelegentlich oder in geringem Umfang von zu Hause aus arbeitet, kann die Ausgaben für Arbeitsmittel steuerlich absetzen – allerdings nur die anteiligen Kosten.
Für die steuerliche Absetzbarkeit der Arbeitsmittel ist der Anteil der beruflichen Nutzung entscheidend. Es gibt drei Nutzungsstufen: Wer beispielsweise den Bürostuhl weniger als 10 % beruflich nutzt, kann die Kosten nicht absetzen. Liegt die berufliche Nutzung zwischen 10 % und 89 %, wird der zeitliche Anteil der beruflichen Nutzung herangezogen, um den Prozentsatz (beruflicher Kostenanteil) festzulegen, der abgesetzt werden darf. Wird der Bürostuhl zu 90 % oder mehr beruflich genutzt, können die vollen Anschaffungskosten geltend gemacht und steuerlich abgesetzt werden.
Ausgaben rückwirkend geltend machen
Auch ein ehemals privat genutzter Gegenstand, der mittlerweile für berufliche Zwecke eingesetzt wird, kann steuerlich geltend gemacht werden. Wer beispielsweise seinen Schreibtisch zuhause bis vor Kurzem nur privat genutzt hat, aber nun aufgrund von Umständen wie der Corona-Pandemie auch beruflich verwendet, kann den Restwert des Möbelstücks als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
Rechnungen aufheben
Die Aufbewahrung von Rechnungen ist für Selbstständige gesetzlich vorgeschrieben und muss für einen Zeitraum von zehn Jahren erfolgen. Arbeitnehmer hingegen sind nicht dazu verpflichtet, ihre Rechnungen für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Dennoch ist es ratsam, die Quittungen, insbesondere für den Kauf von Büromöbeln, nicht sofort wegzuwerfen.
In manchen Steuerbescheiden steht der Vermerk "unter Vorbehalt", was bedeutet, dass das Finanzamt später eventuell noch Belege nachfordern wird. Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es daher empfehlenswert, wichtige Rechnungen gut aufzubewahren.
Was gilt als Arbeitsmittel?
Neben technischen Geräten und der Ausstattung für das Büro zählen eine Reihe weiterer Dinge zu den absetzbaren Arbeitsmitteln.
Grundsätzlich gelten als Arbeitsmittel alle Gegenstände oder auch immaterielle Wirtschaftsgüter, die benötigt werden, um die beruflichen Aufgaben zu erledigen. Sie sind damit essenziell für die Ausübung des jeweiligen Berufs und können bei der Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden, sofern sie mindestens zu 10 % beruflich genutzt werden.
Tipp: Zu den Werbungskosten gehören nicht nur die Anschaffungskosten von Arbeitsmitteln wie Schreibtisch, Werkzeugen oder Fachzeitschriften, sondern auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten können steuermindernd berücksichtigt werden.
Es ist wichtig noch einmal zu betonen, dass die berufliche Nutzung der Arbeitsmittel entscheidend ist. Wird ein Arbeitsmittel überwiegend für berufliche Zwecke genutzt, können die kompletten Kosten als Werbungskosten geltend machen. Liegt die private Nutzung bei mindestens 10 %, muss die Aufwendung entsprechend aufgeteilt und nur der berufliche Anteil als Werbungskosten angegeben werden.
Das Finanzamt berücksichtigt bei der Steuererklärung schlussendlich nur die Kosten für Arbeitsmittel, die tatsächlich für die beruflichen Aufgaben benötigt werden. Beispielsweise kann ein Skilehrer die Ausgaben für seine Skiausrüstung problemlos absetzen, da sie für seine berufliche Tätigkeit erforderlich sind. Hingegen wird es für einen Sportlehrer schwieriger sein, die Kosten für seine eigene private Skiausrüstung als Werbungskosten abzusetzen – es sei denn, er absolviert einen Lehrgang, um eine Schul-Skileiter-Lizenz zu erwerben.
Da die Regelungen und Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln komplex sein können, ist es ratsam, sich bei der Erstellung der Steuererklärung von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin beraten zu lassen. Diese können dabei helfen, die optimalen Möglichkeiten zur Absetzung der Arbeitsmittel zu nutzen und sicherstellen, dass keine wichtigen Details und Ausgaben übersehen werden.
Welche Kosten werden wie berücksichtigt?
Grundsätzlich gilt: Für Arbeitsmittel mit einem Anschaffungspreis von bis zu 952 Euro brutto (800 Euro netto + 19 Prozent Mehrwertsteuer) können die gesamten Kosten sofort und in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden. Hierbei sind keine Abschreibungen über mehrere Jahre erforderlich. Diese als "geringwertige Wirtschaftsgüter" bezeichneten Anschaffungen können also direkt im Jahr der Anschaffung steuerlich abgesetzt werden.
Bei teureren Arbeitsmitteln müssen die Kosten hingegen über die gewöhnliche Nutzungsdauer verteilt werden. Für ein Smartphone beträgt diese Nutzungsdauer zum Beispiel fünf Jahre, für Möbel beträgt sie 13 Jahre. Die Abschreibung erfolgt im Finanzamts-Deutsch als "Absetzung für Abnutzung" (AfA) nach den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Nachweise über die ursprünglichen Anschaffungskosten wie Kassenbons sollten während der gesamten Abschreibungsdauer aufbewahrt werden, da das Finanzamt möglicherweise entsprechende Nachweise verlangt.
Gut zu wissen: Seit 2021 können Arbeitnehmer die Ausgaben für beruflich genutzte Computer und Software unbegrenzt und auf einen Schlag in der Steuererklärung geltend machen. Die bisherige Aufteilung auf drei Jahre für Computer und fünf Jahre für spezielle Software entfällt somit.
Was ist bei gemischter Nutzung absetzbar?
Wer Möbel oder Arbeitsmittel ursprünglich für private Zwecke gekauft hat, diese aber nun teilweise oder vollständig für die berufliche Tätigkeit nutzen möchte, hat die Möglichkeit, sie zu einem späteren Zeitpunkt als Arbeitsmittel umzuwidmen und dann als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen.
Früher verlangte das Finanzamt, dass Arbeitsmittel überwiegend beruflich genutzt werden müssen, um die Kosten absetzen zu dürfen. Doch diese Regelung hat sich geändert: Wie bereits erwähnt, genügt es mittlerweile, wenn ein Arbeitsmittel tatsächlich zu mindestens 10 Prozent beruflich genutzt wird. Beträgt die private Nutzung weniger als 10 Prozent, können die gesamten Kosten abgesetzt werden. Liegt der Privatnutzungsanteil höher, kann der berufliche Anteil geschätzt und anteilig als Werbungskosten abgesetzt werden, wofür ein sinnvoller Aufteilungsmaßstab wie die zeitliche oder flächenmäßige Nutzung benötigt wird.
Ein Beispiel: Wird ein Bücherregal zu 60 Prozent mit Fachbüchern und zu 40 Prozent mit privaten Büchern und Fotoalben belegt, können 60 Prozent der Anschaffungskosten als Werbungskosten abgesetzt werden. Bei einem Laptop, der sowohl beruflich als auch privat genutzt wird, sieht die Regelung folgendes vor: In der Regel kann der berufliche Anteil pragmatisch auf 50 Prozent geschätzt und die Kosten zu diesem Anteil abgesetzt werden. Soll ein höherer beruflicher Anteil geltend gemacht werden, müssen die beruflich genutzten Stunden genau notiert werden. Auf diese Weise können eine ganze Reihe an Arbeitsmittel zumindest teilweise in der Steuererklärung geltend gemacht werden – beispielsweise Büromöbel, Smartphones, Telefon- und Reisekosten.
Gut zu wissen: Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner und Bildschirme, die nicht eigenständig nutzbar sind, müssen mit den Anschaffungskosten des Computers zusammengefasst werden. Multifunktionsgeräte, beispielsweise sogenannte All-in-one-Druckergeräte und externe Datenspeicher gelten hingegen als eigenständige Wirtschaftsgüter und können bei Anschaffungskosten bis zu 952 Euro sofort und in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden.
Wenn ein Notebook oder Laptop aufgrund starker Beanspruchung öfter ersetzt wird, sollte dies in der Steuererklärung dokumentiert werden, um eine kürzere Abschreibungsdauer geltend zu machen. Im Jahr 2021 ist die Regelung diesbezüglich angepasst worden: Für Anschaffungen rund um den Computer gilt fortan eine einjährige Nutzungsdauer, diese können also sofort abgeschrieben werden – ohne Differenzierung.
FAQ
Kann man Büromöbel fürs Homeoffice absetzen?
Ja, Büromöbel für das Homeoffice können steuerlich abgesetzt werden. Sie gelten als Arbeitsmittel und fallen unter die Kategorie der Werbungskosten, Selbstständige können diese Ausgaben als Betriebskosten geltend machen. Die Kosten für Bürostühle, Schreibtische und technische Geräte können je nach Höhe und Art der Ausgaben sofort oder über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Wo gebe ich Büromöbel in der Steuererklärung an?
Büromöbel für das Home-Office können in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden. Die entsprechenden Kosten werden in der Anlage N (Arbeitnehmer) oder Anlage S (Selbstständige) eingetragen – je nachdem, ob man als Arbeitnehmer oder Selbstständiger tätig ist. Die Aufwendungen für Büromöbel können dort unter den entsprechenden Abschnitt für Arbeitsmittel oder Betriebsausgaben eingetragen werden. Es ist für Arbeitnehmer sinnvoll, alle Belege und Rechnungen für die Büromöbel als Nachweis aufzubewahren, falls das Finanzamt sie anfordert.
Welche Möbel sind steuerlich absetzbar?
Auch Büromöbel, die für die berufliche Tätigkeit benötigt werden, gelten als Arbeitsmittel und können steuerlich abgesetzt werden. Dazu gehören zum Beispiel Schreibtische, Bürostühle, Aktenschränke und Regale. Die Kosten für diese Möbel können als Werbungskosten (für Arbeitnehmer) oder Betriebsausgaben (für Selbstständige) in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Fazit
Egal ob als Selbstständiger oder Arbeitnehmer – Büromöbel gelten als notwendige Arbeitsmittel und können in den Betriebsausgaben oder Werbungskosten in der Steuererklärung abgesetzt werden. Dies bietet eine finanzielle Entlastung und erleichtert die Ausstattung des Büros mit hochwertigen Möbeln, die für die berufliche Tätigkeit unerlässlich sind. Arbeitende im Home-Office sollten die Möglichkeit nutzen, ihre beruflichen Aufwendungen steuermindernd zu berücksichtigen, die Arbeitsumgebung optimal einzurichten und so produktiv und effizient arbeiten zu können.
